图科技查新工作流程

     科技查新委托

     科技查新委托人在处理查新委托事务时可以参照下列步骤进行：

     1．自我判断待查新项目是否属于查新范围。

     2．根据待查新项目的专业、科学技术特点、查新目的、查新要求以及需要查证其新颖性的科学技术内容，自主选择查新机构。

     3．向查新机构提交在处理查新事务时所必需的科学技术资料和有关材料。

    《科技查新规范》规定：查新委托人在处理查新委托时，应当尽下列义务：

    （1）据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料：

     ① 查新项目的科学技术资料；

     ② 技术性能指标数据；

     ③ 查新机构认为查新所必需的其他资料。

    （2）尽可能提供下列查新所需要的资料：

     ① 参考检索词，包括中英文对照的查新关键词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）、分类号、专利号、化学物质登记号等，关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择；

     ② 国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料；

     ③ 参考文献，列出与查新项目密切相关的国内外文献（含著者、题目、刊名、年、卷、期、页），以供查新员在检索时参考。

    《科技查新规范》同时还规定：查新委托人所提交的资料应当真实可靠，用词准确，能够满足完成查新事务的需要。

     受理查新委托与订立合同

     查新机构在受理查新委托时，参照下列步骤进行：

      1．根据《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的有关规定，判断待查新项目是否属于查新范围；判断查新项目所属专业是否属于本机构承担查新业务的受理范围。

    《科技查新机构管理办法》第十二条规定：有下列情况之一时，查新机构可以在获准的专业范围内受理科技查新业务：

    （1）立项前需要查新的；

    （2）研究、开发、转化和技术转移过程中需要查新的；

    （3）国家及地方有关规定要求查新的；

    （4）其他需要查新的。

    《科技查新规范》第4部分规定：

    （1）有下列情况之一时，查新机构可以拒绝查新委托：

     ① 查新委托人不能明确列示查新题目下各个查新点；

     ② 查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料。

    （2）查新机构应当听取查新委托人关于查新项目的情况介绍。

    （3）若拒绝查新委托，查新机构应当立即退还查新委托人提交的所有资料。

    （4）若接受查新委托，查新机构应当与查新委托人订立查新合同。

     2．确定查新员和审核员。

     3．初步审查查新委托人提交的资料是否存在缺陷；是否符合查新要求。判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。

     4．判断查新委托人提出的查新要求能否实现。

     5．确认能否满足查新委托人的时间要求。

     6．初步判别查新项目的新颖性。

     若接受查新委托，查新机构按照《科技查新规范》的关于查新合同的要求与查新委托人订立查新合同。

     文献检索

     文献检索可以按如下四个步骤进行。

     在检索前，查新员要做好以下几项工作：

    （1）认真、仔细地分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求；了解查新项目的科学技术特点。

    （2）明确检索目的。

    （3）根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容。

    （4）确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

    （5）制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

    在分析检索项目的基础上，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。

    （1）手检时，根据专业对口、文种适合、收录完备、报道及时、编排合理、揭示准确的原则，选择检索工具书。

    （2）机检时，在检索前根据查新项目的内容、性质和查新的要求选择合适的检索系统和数据库。

    （1）根据查新项目所属专业的特点、检索要求和检索条件确定检索方法。

    （2）确定检索途径。

     ① 在手检条件下，文献的检索途径就是检索工具书中的目次、正文和辅助索引提供的途径。检索工具书提供的检索途径主要有：分类途径、主题途径、文献名称途径、著者途径、文献代码途径以及其他特殊途径。分类途径和主题途径是手检的主要途径。

     ② 在机检条件下，为了确定检索途径，先弄清数据库采用的是规范化词表还是自由文本式词表；指示主题性质的代码是标准的还是任选的；提问式如何填写；再将表达检索提问的各概念依照数据库采用的词表转换成检索语言，即主题词、分类词、关键词等。

    《科技查新规范》规定：查找时，应当以机检为主、手检为辅。

     在实际查找中，除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要现刊，以防漏检。此外，查新员还应当注意利用相关工具书如手册、年鉴等。

     在得出最终检索结果之前，有时会出现查到的文献极少甚至根本没有查到文献，或者查到的文献太多的情况。还需要对每次检索结果进行检验和调整，以扩检或者缩检。

     当检索完成后，查新员应根据检索结果和分析的需要，索取文献原文。

     查新报告

     查新报告的内容应当符合查新合同的要求。一般说来，查新报告应当包括如下基本内容：

     1．基本信息

    基本信息包括：查新报告编号，查新项目名称，查新委托人名称，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。

     2．查新目的

    查新目的可分为立项查新、成果查新等。立项查新包括申报各级、各类科技计划，科研课题开始前的资料收集等；成果查新包括为开展成果评价、申报奖励等。

    3．查新项目的科学技术要点

    查新项目的科学技术要点是指，查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等。查新报告中的科学技术要点应当以查新合同中的科学技术要点为基础，参照查新委托人提供的科学技术资料做扼要阐述。

    4．查新点与查新要求

    查新报告中的查新点和查新要求应当与查新合同中的一致。

    查新点是指需要查证的内容要点。

    查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为以下四种情况：（1）希望查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外有无相同或类似研究；（2）希望查新机构对查新项目分别或综合进行国内外对比分析；（3）希望查新机构对查新项目的新颖性作出判断；（4）查新委托人提出的其他愿望。

     5．文献检索范围及检索策略

    这部分应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

    6．检索结果

    查新员应当根据查新项目的科学技术要点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。“检索结果”这部分应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况，并包括下列内容：

    ① 对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述；

    ② 依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出；

    ③ 对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

      7． 查新结论

    《科技查新规范》第9部分规定，查新结论应当包括下列内容：

    ① 相关文献检出情况；

    ② 检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；

    ③ 对查新项目新颖性的判断结论。

     8．查新员与审核员声明

    《科技查新规范》第9部分规定：查新报告应当包括经查新员、审核员签字的声明。声明的内容可以参考下面的内容进行撰写。

    （1）报告中陈述的事实是真实和准确的。

    （2）我们按照科技查新规范进行查新、文献分析和审核，并作出上述查新结论。

    （3）我们获取的报酬与本报告中的分析、意见和结论无关，也与本报告的使用无关。

      9． 附件清单

    附件主要包括密切相关文献的题目、出处以及原文复制件；一般相关文献的题目、出处以及文摘。

     10．托人要求提供的其他内容

     有必要指出，有效的查新报告应当具有查新员和审核员的签字，加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新报告的每一页进行跨页盖章。

     查新员可以参照下述步骤完成查新报告：

    （1）对索取得到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将相关文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性，草拟查新报告。

    （2）聘请查新咨询专家。

     在必要时，根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家，就查新项目的文献检索与新颖性等问题进行咨询。

    （3）审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。

    （4）查新员填写查新报告。

    （5）查新员和审核员在查新报告上签字，加盖“科技查新专用章”。

    （6）查新报告由查新机构按年度统一编号，并填写“查新完成日期”。

    （7）整理查新报告附件。

     附件包括密切相关文献的原文复印件、一般相关文献的文摘。查新员应当对所有附件按相关程度依次编号。

     完成查新报告后，查新机构按查新合同规定的时间、方式和份数向查新委托人提交查新报告及其附件。

    文件归档与数据库登录

     查新员按照档案管理部门的要求，及时将查新项目的资料、查新合同、查新报告及其附件、查新咨询专家的意见、查新员和审核员的工作记录等存档；及时将查新报告登录到国家查新工作数据库（www.nast.org.cn）。

    1．查新档案的基本内容

    查新档案大体上分为文书档案和项目档案两大类。

    （1）文书档案包括上级下发给查新机构的各种有关查新的办法、规定、规范、细则等，查新机构制定的各种有关查新的规章制度，查新机构的年检材料和查新工作总结，查新项目登记簿，查新咨询专家数据库和有关业绩材料，以及查新人员在工作中所获成果、发表的著作和论文等有关资料。

    （2）项目档案包括查新合同、查新报告、查新项目的主要科学技术资料、查新咨询专家的书面咨询意见、查新人员的工作记录等。

     2．查新档案管理的基本要求

    《科技查新规范》对查新档案管理作了如下规定：

    （1）每一个查新项目的相关材料应当由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

    （2）查新档案应当立卷保管，文书档案按年度归档，项目档案按项目立卷。

    （3）查新档案的保管须有固定场所和专用保密文件柜，并由专人负责管理。

    （4）档案保管年限：文书档案应当长期保管，项目档案一般保管五年，逾期档案可予销毁。销毁档案须经所在单位主管领导批准，并建立销毁登记。

    （5）应当使用计算机进行档案管理，每个项目的《科技查新报告》应当登录到国家查新工作数据库。